Privacy verklaring

Verwerking en beveiliging van persoonsgegevens

Romex Stays B.V. (hierna: Romex, wij, ons en onze) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring (hierna: Privacyverklaring) geven we heldere en transparante informatie geven over hoe wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

Wanneer u een boeking maakt om op één van onze accommodaties te verblijven, hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Ook in andere gevallen, die nader beschreven worden in deze Privacyverklaring, verwerken wij persoonsgegevens. Hierbij maken wij ook gebruik van derden die bepaalde persoonsgegevens ontvangen en namens Romex verwerken. Ingeval van een boeking worden uw persoonsgegevens vanzelfsprekend gedeeld met de accommodatie waar u zult verblijven.

Als Romex zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens in paragraaf 8 van deze privacyverklaring. Hieronder vind u een overzicht van alle onderwerpen in deze privacyverklaring.

Verwerking van persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen
Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
Bewaartermijnen
Beveiliging
Rechten omtrent uw persoonsgegevens
Cookies
Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Vragen en contactgegevens

Verwerking van persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen

1.1 Appartements- en hotelgasten

Indien u een verblijf heeft geboekt in één van onze accommodaties, dan verwerkt Romex de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam;
Geslacht;
Woonplaats;
Straatnaam en huisnummer;
Postcode;
(Zakelijk) telefoonnummer;
(Zakelijk) e-mailadres;
Geboortedatum; en
Betaalgegevens.

Romex verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:

De registratie van uw boeking in onze administratiesystemen;
Om u op de accommodatie maar ook in onze verdere communicatie persoonlijk te kunnen aanspreken;
Het versturen van uw boekingsgegevens per e-mail, inclusief de factuur;
Contact met u opnemen wanneer er aan onze kant vragen zijn over uw boeking, of als wij u voor aankomst of na afloop willen vragen of alles duidelijk en of alles naar wens is;
Het opslaan van uw betaalgegevens in onze administratie zodat de betaling aan uw boeking kan worden gekoppeld, of wanneer u geld van ons terugkrijgt;
Controleren of u de leeftijd van 18 jaar bereikt hebt en dus gerechtigd bent om de accommodatie te boeken; en
Bepalen hoe hoog uw toeristenbelasting is, aangezien deze afhankelijk is van de leeftijd van de personen die in de accommodatie verblijven.

Indien u een verblijf in één van onze accommodaties in Oostenrijk heeft geboekt, verwerkt Romex de volgende gegevens:

Voor- en achternaam;
Geboortedatum; en
Paspoort- of identiteitskaartnummer.

Romex verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:

Het doorgeven van de genoemde persoonsgegevens aan het lokale toerismebureau; en
In geval van calamiteiten, doorgeven aan bijvoorbeeld de lokale politie en/of brandweer.

1.2 Nachtregister

Indien u verblijft in één van onze accommodaties dan verwerkt Romex de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam;
(Zakelijk) telefoonnummer; en
Geboortedata.

Invullen van de persoonsgegevens van u en uw reisgezelschap in een nachtregisterformulier ten behoeve van de betreffende gemeente, voor het geval van calamiteiten.

1.3 Marketing, nieuwsbriefabonnees en winacties

Als u zich aanmeldt om marketingberichten te ontvangen, bijvoorbeeld om aanbiedingen of een nieuwsbrief te ontvangen of als u meedoet aan een winactie, dan verwerkt Romex de volgende persoonsgegevens:

Voor- en/of achternaam; en
(Zakelijk) e-mailadres.

Romex verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘Toestemming’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:

Versturen van informatie en nieuws over de activiteiten van Romex.
Het sturen van aanbiedingen van ons en andere marketingactiviteiten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent; en
Wanneer u heeft deelgenomen aan een actie: contact met u opnemen en u informeren indien u gewonnen heeft.

Ontvangt u liever geen marketing zoals nieuwsbrieven van Romex meer, dan kan kunt u zich steeds uitschrijven via de link in de nieuwsbrief.

1.4 Reviews en gastenenquêtes

Indien u een review achterlaat op één van onze accommodaties of deelneemt aan een gastenenquête, dan verwerkt Romex de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam;
Geslacht;
Woonplaats;
Straatnaam en huisnummer;
Postcode;
(Zakelijk) telefoonnummer;
(Zakelijk) e-mailadres;
Geboortedatum; en
Betaalgegevens.

Dit zijn de boekingsgegevens (zie 1.1) welke gelinkt worden in ons systeem wanneer we u uitnodigen voor het achterlaten van een review of het meedoen aan een gastenenquete. Alleen uw naam wordt bij een review gepubliceerd, tenzij u ervoor kiest om deze niet te laten publiceren.

Romex verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Romex’. Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:

Het verder verbeteren van onze dienstverlening; en
Contact met u zoeken naar aanleiding van een ingevulde enquête om u aanvullende vragen te stellen of u te bedanken voor uw feedback.

1.6 Cameratoezicht

Indien u zich bevindt in de gemeenschappelijke ruimtes van onze accommodaties, dan verwerkt Romex de volgende persoonsgegevens middels cameratoezicht:

Videobeelden;
Datum en tijdstip van de opname; en
Locatie van de opname.

Het waarborgen van de veiligheid en het welzijn van onze gasten en medewerkers;
Beschermen van onze locaties tegen inbraken, diefstal en vandalisme;
Bewaken van eigendommen en informatie;
Registreren, onderzoeken en afhandelen van (mogelijke) incidenten; en
Afhandelen van verzoeken, klachten en geschillen.

Het cameratoezicht is niet gericht op het verwerken van bijzondere categorieën van persoonsgegevens en de beelden zullen niet worden gebruikt om dergelijke persoonsgegevens uit af te leiden of om onderscheid hierop te maken. Daarom is in het algemeen geen sprake van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is en toegestaan op grond van de wet. In geval van verdenking van onrechtmatig gedrag kan beeldmateriaal worden gedeeld met autoriteiten, in welk geval de persoonsgegevens kunnen kwalificeren als strafrechtelijke persoonsgegevens, dit is enkel indien nodig en toegestaan op grond van de wetgeving.

1.7 Websitebezoekers

Indien u onze website bezoekt, dan verwerkt Romex de volgende persoonsgegevens:

Technische gegevens van de apparatuur die wordt gebruikt om de website te bezoeken, inclusief het IP-adres van de persoon die onze website bezoekt; en
Technische en functionaliteitscookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar paragraaf 6 van deze privacyverklaring en onze cookiebanner.

Om onze website naar behoren te kunnen laten functioneren; en
Het veilig, betrouwbaar en beschikbaar houden van onze website.

Wanneer Romex persoonsgegevens verwerkt op basis van de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, wordt voorafgaand aan de verwerking een belangenafweging gemaakt tussen het gerechtvaardigd belang van Romex bij verwerking en uw privacybelangen. Indien u nadere informatie wenst te ontvangen over de gemaakte belangenafweging, kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring.

Romex verwerkt daarnaast marketingcookies of andere cookies, maar alleen als u daar toestemming voor geeft middels onze cookieverklaring.

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die wij van u ontvangen bij een boeking worden doorgegeven aan de volgende derde partijen:

De accommodatie waar u verblijft;
Bookingexpert, de organisatie die ons boekingssysteem faciliteert en ons ondersteunt met gastenenquêtes en nieuwsbrieven;
Iclicks, de organisatie die onze website bouwt en beheert;
Verzekeringsmaatschappijen; en
Bevoegde overheids- of toezichthoudende instanties wanneer de wet dit vereist.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte. Romex heeft uitgebreide technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen en verstrekt deze persoonsgegevens uitsluitend aan derden die vergelijkbare technische en organisatorische beschermingsmaatregelen hanteren.

Bewaartermijnen

Romex bewaart uw persoonsgegevens zolang redelijkerwijs noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij deze hebben verzameld, waaronder doeleinden die verband houden met het voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige of rapportagevereisten. Wij kunnen uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren in het geval van een klacht of indien wij redelijkerwijs geloven dat er een kans is op juridische procedures met betrekking tot onze relatie met u. Om de passende bewaartermijn te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij deze doeleinden kunnen bereiken via andere middelen, alsmede de toepasselijke wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten. Zo verplicht de Nederlandse fiscale wetgeving ons om bepaalde financiële administratie ten minste zeven jaar na het einde van een boekjaar te bewaren.

Camerabeelden worden maximaal 72 uur bewaard, tenzij een incident plaatsvindt. In dat geval kunnen camerabeelden langer worden bewaard indien dit nodig is om het incident af te handelen.

Indien u nadere informatie wenst over specifieke bewaartermijnen die van toepassing zijn op uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens zoals vermeld in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring.

Beveiliging

Romex heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of enig ander onrechtmatig gebruik. Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers en derden die deze gegevens nodig hebben voor bedrijfsdoeleinden en die gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht. Het door ons gebruikte boekingsysteem Booking Experts is ISO27001 gecertificeerd.

Rechten omtrent uw persoonsgegevens

U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan:

Het recht op bevestiging van Romex of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, het recht op inzage in uw persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet juist zijn;
In bepaalde gevallen het recht om Romex te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, wanneer u uw toestemming intrekt (indien toestemming de rechtsgrond is voor de verwerking) of indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
In bepaalde gevallen het recht om van Romex een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld omdat u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist;
Het recht om, op uw verzoek, de persoonsgegevens die u aan Romex heeft verstrekt in een gestructureerd en gangbaar elektronisch formaat te ontvangen en deze persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst;
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigde belangen van Romex. Wanneer u bezwaar maakt, zal Romex uw persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij Romex dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aantoont die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor die doeleinden. In dat geval verwerkt Romex uw persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden;
Het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) gebaseerde beslissing die rechtsgevolgen heeft of u op aanmerkelijke wijze treft; en
Het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken (indien toestemming de basis is voor verwerking). Intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat toestemming niet langer geldt vanaf het moment van intrekking, maar dat de verwerking die tijdens uw toestemming heeft plaatsgevonden wel rechtmatig is.

Deze rechten zijn niet absoluut. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin Romex uw verzoek als betrokkene niet (volledig) kan uitvoeren. Ten aanzien van verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens dient rekening te worden gehouden met het feit dat Romex zo’n verzoek niet zal honoreren indien dit onverenigbaar is met de dwingende wettelijke bewaartermijnen van Romex.

Indien u een van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via de contactgegevens genoemd in paragraaf 8. Neem ook contact met ons op via de contactgegevens genoemd in paragraaf 8 van deze Privacyverklaring indien u de belangenafweging wenst te ontvangen die is gemaakt met betrekking tot de rechtsgrond gerechtvaardigd belang in paragraaf 1. De verstrekte informatie is in principe kosteloos. U kunt deze rechten op redelijke tijdstippen uitoefenen.

Wij zullen binnen één maand op uw verzoek reageren, tenzij dit vanwege de complexiteit van uw verzoek of het aantal ingediende verzoeken niet mogelijk is. In dat geval informeren wij u uiterlijk binnen één maand en verlengen wij onze reactietermijn met maximaal twee maanden. Indien een verzoek door Romex wordt gehonoreerd, zal Romex het besluit tot correctie, wijziging, verwijdering en/of overdracht van de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk uitvoeren.

Naast de bovengenoemde rechten heeft u, indien u ontevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, uw verzoek afhandelen of een andere klacht, het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies

Romex en derden gebruiken cookies, waaronder die van Google Analytics, om websitestatistieken te analyseren. Een cookie is een klein tekstbestand op uw computer of apparaat dat ons in staat stelt u nu en in de toekomst beter te bedienen, waarbij zowel Romex als partners zoals Google, cookies kunnen plaatsen. U kunt cookies via uw browser verwijderen of weigeren, maar het uitschakelen ervan kan de functionaliteit van onze en andere websites beperken. Google-cookies kunt u deactiveren via de Google-afmeldingspagina. Wilt u adverteerders niet toestaan om uw gedrag te analyseren, dan kunt u dat aangeven op de website van Your Online Choices.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij werken deze privacyverklaring van tijd tot tijd bij. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 29 januari 2025.

Vragen en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Romex Stays B.V., gevestigd op de Röntgenlaan 1, 2719 DX Zoetermeer, te Nederland. Bij vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze Privacyverklaring, kunt u mailcontact met ons opnemen via info@romexstays.nl.