Datenschutserklärung

Verarbeitung und Schutz personenbezogener Daten

Die Romex Stays B.V. (nachfolgend „Romex“, „wir“, „uns“ oder „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. In dieser Datenschutzerklärung (nachfolgend „Datenschutzerklärung“) informieren wir Sie klar und transparent darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten sorgfältig und im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten.

Wenn Sie eine Buchung für einen Aufenthalt in einer unserer Unterkünfte vornehmen, benötigen wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten auch in anderen Fällen, die in dieser Datenschutzerklärung näher beschrieben werden. Dabei bedienen wir uns auch externer Dienstleister, die bestimmte personenbezogene Daten im Auftrag von Romex erhalten und verarbeiten. Im Falle einer Buchung werden Ihre personenbezogenen Daten selbstverständlich an die Unterkunft weitergegeben, in der Sie übernachten werden.

Romex ist als Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Sollten Sie nach dem Lesen dieser Datenschutzerklärung Fragen haben oder mit uns Kontakt aufnehmen wollen, können Sie dies über die in Abschnitt 8 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten tun.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Inhalte dieser Datenschutzerklärung:

Verarbeitung personenbezogener Daten: Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Aufbewahrungsfristen
Datensicherheit
Ihre Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten
Cookies
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Fragen und Kontaktdaten

1. Verarbeitung personenbezogener Daten: Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen

1.1 Appartement- und Hotelgäste

Wenn Sie einen Aufenthalt in einer unserer Unterkünfte gebucht haben, verarbeitet Romex die folgenden personenbezogenen Daten:

Vor- und Nachname;
Geschlecht;
Wohnort;
Straße und Hausnummer;
Postleitzahl;
(geschäftliche) Telefonnummer;
(geschäftliche) E-Mail-Adresse;
Geburtsdatum; und
Zahlungsdaten.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich.“

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Registrierung Ihrer Buchung in unseren Verwaltungssystemen;
Persönliche Ansprache während Ihres Aufenthalts sowie in unserer weiteren Kommunikation;
Versand Ihrer Buchungsbestätigung und Rechnung per E-Mail;
Kontaktaufnahme mit Ihnen, wenn wir Fragen zu Ihrer Buchung haben oder Sie vor Ihrer Anreise oder nach Ihrem Aufenthalt kontaktieren möchten, um sicherzustellen, dass alles klar ist und Ihr Aufenthalt Ihren Erwartungen entsprochen hat;
Speicherung Ihrer Zahlungsdaten in unserer Verwaltung, damit Zahlungen Ihrer Buchung zugeordnet oder gegebenenfalls Rückerstattungen vorgenommen werden können;
Überprüfung, ob Sie das Mindestalter von 18 Jahren erreicht haben und somit berechtigt sind, eine Unterkunft zu buchen; und
Ermittlung der Höhe der Ortstaxe, da diese vom Alter der Personen abhängt, die in der Unterkunft übernachten.

Gäste unserer Unterkünfte in Österreich

Wenn Sie einen Aufenthalt in einer unserer Unterkünfte in Österreich gebucht haben, verarbeitet Romex zusätzlich die folgenden personenbezogenen Daten:

Vor- und Nachname;
Geburtsdatum; und
Reisepass- oder Personalausweisnummer.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen.“

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Übermittlung der erforderlichen personenbezogenen Daten an den örtlichen Tourismusverband; und
Weitergabe der Daten an die zuständigen Behörden, beispielsweise Polizei und/oder Feuerwehr, im Falle eines Notfalls.

1.2 Nächtigungsverzeichnis

Wenn Sie in einer unserer Unterkünfte übernachten, verarbeitet Romex die folgenden personenbezogenen Daten:

Vor- und Nachname;
(geschäftliche) Telefonnummer; und
Geburtsdaten.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen.“

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu folgendem Zweck:

Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der Daten Ihrer Mitreisenden im gesetzlich vorgeschriebenen Nächtigungsverzeichnis der jeweiligen Gemeinde für den Fall von Notfällen.

1.3 Marketing, Newsletter-Abonnenten und Gewinnspiele

Wenn Sie sich für den Erhalt von Marketingmitteilungen, beispielsweise Angebote oder unseren Newsletter, anmelden oder an einem Gewinnspiel teilnehmen, verarbeitet Romex die folgenden personenbezogenen Daten:

Vor- und/oder Nachname; und
(geschäftliche) E-Mail-Adresse.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Einwilligung.“

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Versand von Informationen und Neuigkeiten über die Aktivitäten von Romex;
Versand von Angeboten und anderen Marketingmitteilungen, die für Sie von Interesse sein könnten; und
Kontaktaufnahme mit Ihnen im Falle einer Teilnahme an einem Gewinnspiel sowie Benachrichtigung, wenn Sie gewonnen haben.

Wenn Sie keine Marketingmitteilungen oder Newsletter von Romex mehr erhalten möchten, können Sie sich jederzeit über den Abmeldelink in jedem Newsletter abmelden.

1.4 Bewertungen und Gästeumfragen

Wenn Sie eine Bewertung zu einer unserer Unterkünfte abgeben oder an einer Gästeumfrage teilnehmen, verarbeitet Romex die folgenden personenbezogenen Daten:

Vor- und Nachname;
Geschlecht;
Wohnort;
Straße und Hausnummer;
Postleitzahl;
(geschäftliche) Telefonnummer;
(geschäftliche) E-Mail-Adresse;
Geburtsdatum; und
Zahlungsdaten.

Dabei handelt es sich um die Buchungsdaten (siehe Abschnitt 1.1), die in unserem System mit Ihrer Einladung zur Abgabe einer Bewertung oder zur Teilnahme an einer Gästeumfrage verknüpft werden. Bei einer Bewertung wird ausschließlich Ihr Name veröffentlicht, sofern Sie nicht ausdrücklich entscheiden, dass dieser nicht angezeigt werden soll.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von Romex erforderlich.“

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Kontinuierliche Verbesserung unserer Dienstleistungen; und
Kontaktaufnahme mit Ihnen im Anschluss an eine ausgefüllte Gästeumfrage, um gegebenenfalls ergänzende Fragen zu stellen oder Ihnen für Ihr wertvolles Feedback zu danken.

1.6 Kameraüberwachung

Wenn Sie sich in den Gemeinschaftsbereichen einer unserer Unterkünfte aufhalten, verarbeitet Romex im Rahmen der Kameraüberwachung die folgenden personenbezogenen Daten:

Videoaufnahmen;
Datum und Uhrzeit der Aufzeichnung; und
Ort der Aufzeichnung.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von Romex erforderlich.“

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens unserer Gäste und Mitarbeitenden;
Schutz unserer Unterkünfte vor Einbruch, Diebstahl und Vandalismus;
Schutz von Eigentum und Informationen;
Erfassung, Untersuchung und Bearbeitung von (möglichen) Vorfällen; und
Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Streitfällen.

Die Kameraüberwachung dient nicht der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten und wird nicht eingesetzt, um solche Daten abzuleiten oder zu unterscheiden. Daher werden grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig und erforderlich.

Bei einem Verdacht auf strafbare Handlungen können die Kameraaufnahmen an die zuständigen Behörden weitergegeben werden. In einem solchen Fall können die Aufnahmen personenbezogene Daten strafrechtlicher Natur enthalten, soweit dies gesetzlich zulässig und erforderlich ist.

1.7 Besucher unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, verarbeitet Romex die folgenden personenbezogenen Daten:

Technische Informationen über das Gerät, mit dem Sie unsere Website besuchen, einschließlich der IP-Adresse des Websitebesuchers; und
Technische und funktionale Cookies. Weitere Informationen über Cookies finden Sie in Abschnitt 6 dieser Datenschutzerklärung sowie in unserem Cookie-Banner.

Romex verarbeitet diese personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlage:

„Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von Romex erforderlich.“

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Funktion unserer Website; und
Sicherstellung der Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit unserer Website.

Wenn Romex personenbezogene Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses verarbeitet, führen wir vor der Verarbeitung stets eine Interessenabwägung zwischen unseren berechtigten Interessen und Ihrem Recht auf Datenschutz durch.

Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Interessenabwägung erhalten möchten, können Sie uns über die in Abschnitt 8dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

Darüber hinaus verarbeitet Romex Marketing-Cookies und andere nicht notwendige Cookies ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung, die Sie über unser Cookie-Banner und Ihre Cookie-Einstellungen erteilen.

2. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Die personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Buchung erheben, können an folgende Dritte weitergegeben werden:

Die Unterkunft, in der Sie übernachten werden;
Booking Experts, das Unternehmen, das unser Buchungssystem bereitstellt und uns bei Gästeumfragen sowie dem Versand von Newslettern unterstützt;
iClicks, das Unternehmen, das für die Entwicklung und Wartung unserer Website verantwortlich ist;
Versicherungsunternehmen; und
Zuständige Behörden oder Aufsichtsstellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Romex hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich an Dritte weiter, die ein gleichwertiges Schutzniveau gewährleisten und geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen haben.

3. Aufbewahrungsfristen

Romex speichert Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden. Darüber hinaus speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies aufgrund gesetzlicher, steuerlicher, buchhalterischer oder anderer rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten länger aufbewahren, beispielsweise wenn eine Beschwerde eingereicht wurde oder wenn wir berechtigterweise davon ausgehen, dass im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung rechtliche Schritte eingeleitet werden könnten.

Bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist berücksichtigen wir unter anderem:

Art, Umfang und Sensibilität der personenbezogenen Daten;
das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten;
die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sowie die Frage, ob diese Zwecke auf andere Weise erreicht werden können; und
die geltenden gesetzlichen, steuerlichen, buchhalterischen oder sonstigen Aufbewahrungspflichten.

Nach niederländischem Steuerrecht sind wir beispielsweise verpflichtet, bestimmte finanzielle Unterlagen mindestens sieben Jahre nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres aufzubewahren.

Aufzeichnungen der Kameraüberwachung werden maximal 72 Stunden gespeichert, sofern kein Vorfall stattgefunden hat. Im Falle eines Vorfalls können die Aufnahmen länger aufbewahrt werden, soweit dies für die Untersuchung und Bearbeitung des Vorfalls erforderlich ist.

Wenn Sie weitere Informationen über die für Ihre personenbezogenen Daten geltenden Aufbewahrungsfristen wünschen, können Sie uns über die in Abschnitt 8 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

4. Datensicherheit

Romex hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff oder jeder anderen Form der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist ausschließlich denjenigen Mitarbeitenden und Dritten gestattet, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und einer Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen.

Das von Romex verwendete Buchungssystem Booking Experts ist nach ISO 27001 zertifiziert. Diese Zertifizierung bestätigt, dass das System den international anerkannten Standards für Informationssicherheit entspricht.

5. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Sie verfügen über verschiedene Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung.

Sie haben das Recht:

von Romex eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, und – sofern dies der Fall ist – Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie weitere Informationen über deren Verarbeitung zu erhalten;
die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind;
unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, beispielsweise wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen (sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht) oder wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten;
die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht;
der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese auf den berechtigten Interessen von Romex beruht. Im Falle eines Widerspruchs wird Romex die Verarbeitung einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken des Direktmarketings zu widersprechen. In diesem Fall wird Romex Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten;
nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sofern diese Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt; und
Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.

Bitte beachten Sie, dass diese Rechte nicht uneingeschränkt gelten. Es kann Situationen geben, in denen Romex Ihrem Antrag nicht oder nicht vollständig nachkommen kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte personenbezogene Daten aufzubewahren.

Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben möchten oder weitere Informationen über die in Abschnitt 1erwähnte Interessenabwägung wünschen, können Sie uns über die in Abschnitt 8 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

Grundsätzlich stellen wir Ihnen die Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Antrag kostenlos zur Verfügung. Diese Rechte können in angemessenen Zeitabständen ausgeübt werden.

Wir werden Ihren Antrag innerhalb von einem Monat bearbeiten. Sollte dies aufgrund der Komplexität Ihres Antrags oder der Anzahl eingegangener Anträge nicht möglich sein, informieren wir Sie innerhalb dieser Frist. In diesem Fall kann die Bearbeitungsfrist um maximal zwei weitere Monate verlängert werden.

Wird Ihrem Antrag stattgegeben, wird Romex die Berichtigung, Ergänzung, Löschung und/oder Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten so schnell wie möglich vornehmen.

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, der Bearbeitung Ihres Antrags oder einer anderen datenschutzrechtlichen Angelegenheit nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzureichen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

6. Cookies

Romex sowie ausgewählte Dritte, darunter Google Analytics, verwenden Cookies, um die Nutzung unserer Website zu analysieren und deren Funktionalität zu verbessern.

Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Computer oder Endgerät gespeichert wird. Cookies ermöglichen es uns, Ihnen sowohl jetzt als auch in Zukunft eine optimale Nutzung unserer Website zu bieten. Sowohl Romex als auch Dritte, wie beispielsweise Google, können Cookies auf Ihrem Gerät speichern.

Sie können Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten, löschen oder deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren von Cookies die Funktionalität unserer Website sowie anderer von Ihnen besuchter Websites beeinträchtigen kann.

Sie können der Verwendung von Google-Analytics-Cookies über die Google Analytics Opt-out Page widersprechen.

Wenn Sie nicht möchten, dass Werbetreibende Ihr Surfverhalten analysieren, können Sie Ihre Einstellungen über die Website Your Online Choices verwalten.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Romex kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen, um Änderungen unserer Dienstleistungen, gesetzlicher Verpflichtungen oder der Art und Weise, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, zu berücksichtigen.

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 29. Januar 2025 aktualisiert.

8. Fragen und Kontaktdaten

Die Romex Stays B.V., mit Sitz in Röntgenlaan 1, 2719 DX Zoetermeer, Niederlande, ist der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Wenn Sie Fragen, Anmerkungen oder Wünsche zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich jederzeit gerne mit uns in Verbindung setzen.

Romex Stays B.V.
Röntgenlaan 1
2719 DX Zoetermeer
Niederlande

E-Mail: info@romexstays.com